– Bạn thấy nhân sự không làm được mấy việc nhưng suốt ngày nói bận.
– Bạn thấy bạn rất bận, suốt ngày OT mà vẫn bị quản lý nghĩ là rảnh rồi giao thêm việc,…
Bạn từng gặp tình huống như vậy chưa? Mình thì rồi đấy! Và dưới đây là cách mình làm, nó thực sự giúp mình và đội nhóm của mình TĂNG HIỆU SUẤT – GIẢM THỜI GIAN LÀM VIỆC.
—————————————
Đó là làm sắp xếp công việc theo tuần!
Vì với 1 đứa có nhiều đầu việc phải kiểm soát, phối hợp với rất nhiều người, siêu nhiều việc phát sinh như mình thì thực sự: Chỉ làm todaylist theo ngày là không đủ, vì:
• Sẽ có ngày rất nhiều việc, quá tải, không đủ thời gian để hoàn thành tất cả; Có ngày thì lại rất rảnh.
• Khó khăn trong việc “tối ưu” công việc, vì không có đủ góc nhìn để xác định mình đang quá tải/có thể nhận thêm việc, và nếu quá tải thì công việc cần tìm cách giảm thời gian, thay đổi cách làm, từ bỏ…
——
Mình thường làm sắp xếp công việc theo tuần theo cách sau:
1. Chia KPIs/mục tiêu quý theo từng tháng, từng tuần.
2. Từ mục tiêu tuần, phân nhỏ công việc theo từng ngày, mỗi ngày khoảng 7 – 8 task.
3. Tính toán số thời gian cần làm cho từng task, từ đó ra số tiếng cần làm 1 ngày, 1 tuần,… để hoàn thành công việc.
Lưu ý: Thống kê chi tiết từng task việc từ nhỏ đến lớn như: Làm hạng mục 1 ở dự án A, họp dự án, training cách làm việc cho đội outsource, họp phát sinh dự án, nghỉ ngơi giữa giờ,…
————-
Sau khi sắp xếp công việc, thì bước quan trọng là phải Tối ưu sắp xếp công việc đó. Cách làm:
1. Xem xét từng hạng mục công việc, việc nào đang chiếm nhiều thời gian, giá trị tạo ra có xứng đáng để đầu tư nhiều thời gian như vậy không, có thể tối ưu được hơn nữa không,…
2. Áp dụng các giải pháp như giảm/tăng thời gian/đẩy việc ra ngoài,… để giảm thời gian làm mà vẫn đảm bảo kết quả đầu ra.
3. Chia việc đều ra các ngày để không ngày nào bị quá tải quá.
Ngoài ra, hàng tuần mình sẽ theo dõi xem mình có theo sát được kế hoạch làm việc đã đặt ra không, hiệu suất làm việc thực tế so với kế hoạch của mình là bao nhiêu %, từ đó có điều chỉnh phù hợp cho những tuần tiếp theo.
Mình & team của mình đã áp dụng cách làm này hơn 3 năm nay và rất hiệu quả. Mỗi lần nhân sự nói bận là các bạn đều có dữ liệu rõ ràng về lý do tại sao lại bận để cùng mình tìm giải pháp. Nếu bạn đã làm todaylist theo ngày mà vẫn không kiểm soát tốt công việc, vẫn chậm deadline hoặc phải OT quá nhiều,… thì hãy thử cách làm này nhé!
————————
Phần này dành riêng cho các quản lý:
• Mình sẽ review SXCV 1 tuần/lần cho nhân sự mới, xem công việc tuần tới của bạn như thế nào, cách bạn sắp xếp từng ngày đã ổn chưa, việc nào bạn đang quá mất thời gian, việc nào nên dành nhiều thời gian hơn, cần tối ưu/hỗ trợ ở đâu không,… Đến khi bạn làm tốt thì sẽ giảm còn 1 – 2 lần review/quý.
• Ngoài ra, hàng ngày mình đều check todolist của từng bạn để hiểu một ngày của các bạn ấy như thế nào, nhiều việc hay ít việc, từ đó có cách giao tiếp/làm việc nhịp nhàng, tinh tế hơn với các bạn.
————
Đừng vì thiếu thời gian mà làm hời hợt 1 việc nào đó nha! Chúc bạn áp dụng thành công!
Nếu cần file mẫu thì mọi người comment ở dưới để mình gắn link nha!

 

Ghost is made by an independent non-profit organisation called the Ghost Foundation. We are 100% self funded by revenue from our Ghost(Pro) service, and every penny we make is re-invested into funding further development of free, open source technology for modern publishing.

Categorized in:

Uncategorized